Come comunicare un evento aziendale prima, durante e dopo
Ogni evento aziendale rappresenta un’opportunità strategica per rafforzare l’identità del brand, creare connessioni significative con il pubblico e raggiungere obiettivi concreti. Tuttavia, un evento ben riuscito non dipende solo dall’organizzazione logistica: la comunicazione per eventi corporate gioca un ruolo fondamentale nel determinare il suo successo. Vuoi saperne di più? Continua a leggere e avrai a portata di mano gli strumenti e le informazioni che ti servono per creare una strategia chiara e attuabile per comunicare efficacemente un evento aziendale prima, durante e dopo.
Cosa fare prima di un evento corporate?
La fase che precede l’evento è fondamentale per creare curiosità e stimolare la partecipazione. Idealmente, questa fase dovrebbe iniziare almeno 30-40 giorni prima dell’evento, così da avere il tempo necessario per creare e consolidare il coinvolgimento. Vediamo quali strumenti e strategie aiutano a creare attesa e coinvolgimento.
I contenuti teaser
Una delle strategie più efficaci si concretizza nell’utilizzo di contenuti teaser, ovvero brevi messaggi visuali o testuali capaci di suscitare interesse. Se ben costruiti, questi contenuti possono fare la differenza, ma non sono gli unici.
Quello che serve è una landing page per eventi
Un altro elemento chiave in tema di comunicazione per eventi corporate è sicuramente la landing page dedicata. Questa pagina deve concentrare tutte le informazioni principali, dalla data al luogo, dai dettagli logistici ai relatori, fino a un modulo per l’iscrizione o richiesta di contatto/informazioni. Va costruita pensando all’esperienza dell’utente, quindi deve:
- essere ottimizzata per i dispositivi mobili,
- caricarsi rapidamente,
- contenere informazioni che suscitino l’interesse,
- concludersi con un invito all’azione chiaro.
La comunicazione social per eventi corporate
È utile considerare i dati del report Digital 2025 Italy, i quali affermano che gli italiani che navigano su Internet sono circa 53 milioni (quasi il 90% degli italiani!). Tra questi internauti, oltre 42 milioni (circa il 71% della popolazione) sono iscritti ai social media più famosi. Pertanto, è essenziale costruire una narrazione visiva coerente sui social (link all’articolo: “Promuovere eventi aziendali con i social media: strategie vincenti”), fatta di countdown visivi, mini-video e/o anticipazioni che raccontino l’atmosfera dell’evento.
L’e-mail marketing efficace
Anche le campagne di e-mail marketing giocano un ruolo strategico. A questo proposito, è importante personalizzare i messaggi in base al tipo di destinatario (dipendenti, clienti, partner commerciali, etc.). In questo modo si potrà aumentare l’efficacia della comunicazione per eventi corporate e stimolare un maggior numero di adesioni.
Video live: come raccontare l’evento in tempo reale
Per rendere davvero efficace la comunicazione per eventi corporate, è importante proseguire con la promozione anche durante lo svolgimento dell’evento. In questa fase, l’obiettivo è trasformare l’esperienza in un contenuto condivisibile, capace di coinvolgere sia chi è presente che chi segue da remoto. Il contenuto può avvicinare in tempo reale altri potenziali partecipanti o raggiungere in seguito delle persone interessate ai prossimi eventi (meglio tardi che mai!).
Uno degli strumenti più potenti in questo senso è la diretta video. Lo streaming professionale su piattaforme come YouTube Live, LinkedIn Live o Zoom consente di raggiungere un pubblico esteso e di trasmettere autenticità. Proprio per questo noi di Cleverage abbiamo una partnership con SiD – Siamo in Diretta, che ci ha proiettati nel mondo dello streaming e degli eventi live.
Streaming e strategie di comunicazione per eventi corporate
Per rendere viva e più efficace la comunicazione tramite video live (link a servizi o all’articolo: “Eventi in streaming: la soluzione per le aziende ibride”), è importante che ci sia un team – anche piccolo – incaricato di:
- raccogliere,
- raccontare, (link all’articolo: “Video e storytelling per eventi aziendali”)
- documentare,
- condividere in tempo reale i momenti salienti.
Tra gli strumenti ottimali per mantenere alto il coinvolgimento online troviamo:
- stories su Instagram,
- post su LinkedIn,
- mini-video del dietro le quinte,
- interviste lampo ai partecipanti,
- sondaggi live,
- interazioni tramite QR code.
Un altro strumento molto interessante nella comunicazione per eventi corporate è il social wall, ovvero una raccolta in tempo reale di tutti i post che contengono l’hashtag ufficiale dell’evento. Questo stimola la partecipazione attiva del pubblico e crea un senso di comunità intorno all’iniziativa. È molto utile puntare anche su gamification o attività interattive come quiz o concorsi a premi. Questi ultimi possono contribuire a far sentire i partecipanti parte integrante dell’evento. Il risultato? Si va ulteriormente ad aumentare l’impatto complessivo dell’iniziativa.
Dopo l’evento: valorizzare i risultati e prolungare l’impatto
La fase post-evento è troppo spesso sottovalutata, ma in realtà rappresenta un altro momento chiave per consolidare la percezione del valore generato. È qui che si costruisce una memoria collettiva, si rafforzano le relazioni e si aprono nuove opportunità di comunicazione.
Video e altri contenuti visual
Uno dei primi passaggi è condividere un video recap emozionale, dinamico e coinvolgente, che raccolga i momenti più significativi. Questo tipo di contenuto, se ben prodotto, viene facilmente condiviso e rafforza l’identità dell’evento. A questo si può affiancare una galleria fotografica professionale, pubblicata sul sito e sui social, che diventa un materiale utile anche per chi desidera raccontare la propria esperienza.
Articoli ed e-mail
Sempre in termini di comunicazione per eventi corporate, è utile redigere un articolo di blog o un comunicato stampa che racconti l’evento in modo più approfondito. In questo articolo si possono inserire testimonianze, risultati raggiunti, numeri e dati che rendono il racconto più credibile e utile – pur se non direttamente – anche ai fini SEO. Infine, è importante inviare ai partecipanti un’e-mail di ringraziamento personalizzata entro 48 ore, magari con link ai materiali condivisi, una breve survey per raccogliere feedback e – se in programma – un invito ai prossimi eventi.
Il marketing offline per gli eventi
Il marketing offline resta una leva strategica fondamentale per comunicare efficacemente gli eventi aziendali prima, durante e dopo il loro svolgimento. Prima dell’evento, ad esempio, si possono usare locandine, volantini, affissioni e inviti cartacei personalizzati. Se ben realizzati e se ben distribuiti nei luoghi frequentati dal target di riferimento, possono creare aspettativa e incuriosire il pubblico.
Durante l’evento, elementi come totem, roll-up, gadget brandizzati e materiali informativi cartacei aiutano a rafforzare la brand identity e a migliorare l’esperienza dei partecipanti. Dopo l’evento, si possono integrare le strategie online di comunicazione per eventi corporate tramite l’invio di ringraziamenti stampati o di piccoli omaggi fisici.
Per creare dei materiali validi, è essenziale curare la coerenza visiva e il tono del messaggio su tutti i materiali offline, coordinandoli con eventuali azioni online. Un consiglio chiave è scegliere fornitori affidabili per la stampa, proprio come abbiamo fatto noi di Cleverage: strutturando una partnership storica con la Tipografia Mariti Design, che ci ha trasmesso l’amore per la cura artigianale di ogni dettaglio.
Comunicazione per eventi corporate integrata: quello che ti serve è una strategia completa
Insomma, è chiaro che una comunicazione efficace richiede un’integrazione costante tra offline e online. Pertanto, è importante pianificare con largo anticipo, prepararsi ad agire su più fronti e avere a disposizione un team multidisciplinare.
Se vuoi un supporto per massimizzare il valore del tuo prossimo evento aziendale, contatta il nostro team di professionisti. Cleverage è al tuo fianco per costruire una strategia di comunicazione per eventi corporate integrata e personalizzata, in grado di valorizzare ogni fase dell’evento: prima, durante e dopo. Contattaci subito per richiedere una consulenza personalizzata.